Digitalizacija i digitalna transformacija – riječi su koje u posljednje vrijeme često možemo čuti u javnom prostoru. Definicijski, riječ je o primjeni novih tehnologija u poslovne procese. U Bosni i Hercegovini, barem kada je riječ o javnim institucijama, to je ujedno i najava novih tendera i trošenja javnog novca.
I u tome ne bi bilo ništa sporno, da takve javne nabavke, gotovo prema pravilu, nisu sumnjive prema velikom broju parametara.
Jedan od posljednjih primjera dolazi nam iz Sarajeva, tačnije iz Općine Novo Sarajevo. Ovaj ugovorni organ, na čijem je čelu načelnik Hasan Tanović, u decembru je raspisao tender za nabavku, kako su naveli, softvera digitalne arhive, digitalizacije arhivske građe i sistema upravljanja dokumentima, vrijedan tačno 299.145,30 KM bez PDV-a.
Ubrzo na općinsku adresu stiže niz pitanja, od kojih je možda i najvažnije – čemu nova nabavka softvera, kada je sličan već kupljen prije nekoliko godina? Evo kako su Žurnalu odgovorili na to pitanje:
„Ova nabavka se ne odnosi na pojedinačno, već na integrisano rješenje, kojim se želi postići mnogo više efikasnosti, sigurnosti i djelovanja unutar administracije, nego što je upravljanje dokumentima. Imajući u vidu navedeno, nemoguće je napraviti paralelu između prethodno nabavljenog softvera i ove vrste novog rješenja“, istakli su.
SOFTVER VEĆ KUPLJEN 2019. GODINE
Da kratko pojasnimo. Sredinom 2019. godine Općina Novo Sarajevo zaključuje ugovor s firmom Fixit, vrijedan 64.101,80 KM bez PDV-a. Predmet nabavke – softver za document management, elektronsku biblioteku, arhivsko poslovanje i ovjeru dokumenata. Dakle, sam naziv sličan je nazivu tendera raspisanog u decembru 2022. godine.
Nakon uvođenja softvera i obuke uposlenih, softver je pušten u rad. Međutim, već sada iz Općine Novo Sarajevo tvrde kako je postojeća informaciono-komunikaciona infrastruktura, hardverska i softverska opremljenost vrlo ograničena i nedostatna za ulazak u proces digitalizacije i digitalne transformacije organa javne uprave?!
„DMS (Document Management System) uveden u Općinu Novo Sarajevo u 2020. godini je samo djelimično realizovan, pri čemu pojedinim službama nije bio funkcionalan, te ga nisu ni koristile u svom radu. DMS, koji je bio uveden, posjeduje ograničene funkcionalnosti (…) Osim navedenog, DMS u značajnom broju slučajeva ne prati poslovne procese u praksi“, naveli su, između ostalog, iz Općine Novo Sarajevo.
.jpg)
Oprečne informacije dolaze iz firme Gama System Document Solutions BH, kompanije kojoj je svojevremeno spomenuta firma Fixit bila posrednik u prodaji navedenog softverskog rješenja. S otvaranjem kompanije Gama System, oni su pruzeli sve obaveze, uključujući i održavanje sistema.
„Želimo vas podsjetiti da vi nabavljate NOVI DMS sistem iako imate u primjeni DMS sistem (…) DMS koji trenutno imate i na koji imate trajno pravo korištenja, prema svojim funkcionalnostima i mogućnostima, ne razlikuje se od DMS sistema kojeg ste opisali u tenderskoj dokumentaciji, ali ste pokrenuli javnu nabavku iznajmljivanja novog DMS sistema, zašto?“, naveli su u jednom od brojnih upita iz ove firme.
Upitali su i da li su uopće upoznati sa svim mogućnostima i funkcionalnostima koje trenutni DMS sistem ima, tvrdeći da je urađena potpuna digitalizacija poslovanja, da su pokrivene sve službe ugovornog organa, ali i da im nikada nisu omogućili demonstraciju ili pojašnjenje trenutnog DMS sistema. Ističu i kako nikada nisu imali zahtjeve ili reklamacije.
„Uzimajući u obzir da vi trošite javne novce, a ne vaše lične, bili ste dužni prije pokretanja ove javne nabavke provjeriti šta imate u kući na raspolaganju, pa onda, ukoliko to nije dovoljno, tražiti alternative, tj. istraživati tržište za nekim drugim rješenjima. Vi ste to slučajno ili namjerno propustili i tendersku dokumentaciju ste napravili na ruku jednog dobavljača“, naveli su, između ostalog, iz firme Gama System Document Solutions BH.
Na kraju su iz ove kompanije istakli kako imaju namjeru ponovo učestvovati na tenderu, zaključujući da je riječ o smiješnoj situaciji, s obzirom na to da će ponuditi već prodati sistem.
U svakom slučaju se nameće pitanje odnosa prema javnom novcu. Naime, ako zaista sistem kupljen 2019. godine ima opisane nedostatke, zašto se tada kupovao takav sistem i bespotrebno trošio javni novac? S druge strane, ako je tačno da sistem kupljen 2019. godine može ispuniti sve tražene zahtjeve iz novog tendera, zašto se onda kupuje novi za 300.000 KM?
TENDERSKO CRTANJE
Iz Općine Novo Sarajevo su se pobrinuli i da dobrim dijelom ograniče konkurenciju. Evo i na koji način.
U prvobitnoj tenderskoj dokumentaciji tražilo se da ponuđači imaju Disaster Recovery Data Centar na udaljenosti od maksimalno jedan kilometar od zgrade općine. Kasnije je ovo ograničenje ukinuto.
Dalje, od ponuđača se traži da imaju uspješno iskustvo u realizaciji najmanje tri ugovora, od kojih barem jedan treba biti minimalne vrijednosti 90.000 KM bez PDV-a, a koji se odnose na implementaciju integrisanog sistema upravljanja dokumentima.
Osim toga, ponuđači moraju imati najmanje jedno angažovano lice s barem 10 godina radnog iskustva, te najmanje pet godina iskustva u vođenju na projektima implementacije integrisanog sistema upravljanja dokumentima. Potrebno je iskustvo u vođenju minimalno tri projekta u BiH.
Traži se i radnik s najmanje 10 godina radnog iskustva, od čega je barem pet u vođenju projekata optimizacije poslovnih procesa, certificiranog za lean metodologiju i najmanje jednom referencom na implementaciji integrisanog sistema upravljanja dokumentima.
Također, traže se i četiri lica osposobljena za pripremu i sređivanje dokumentacije, s položenim stručnim arhivističkim ispitom, a traži se i da se za potrebe realizacije ugovora angažuje najmanje 25 radnika.
Naravno, sve ovo ide u prilog tezi firme Gama System da je „tenderska dokumentacija napravljena na ruku jednog dobavljača“, a što svakako predstavlja kršenje zakona.
(zurnal.info)
